○公立館林高等看護学院文書管理規程
昭和47年3月31日
訓令第1号
(目的)
第1条 この規程は、公立館林高等看護学院における文書の処理及び保管に関する事項を定め、文書の散逸を防ぎ、不正利用、秘密漏えい防止等を図ることを目的とする。
(処理方法)
第2条 処理済の文書は、私蔵をさけ、速やかに次の各号に定めるところにより保管する。
(1) 内容又は関係先別及び年度別に区別してファイルする。
(2) 各ファイルに文書保管目録を付し、収録書類の名称、発受信年月日等を記入すること。ただし、1年保存のものについては、この限りでない。
(3) 図書、別冊等でファイルしにくいものは、袋入れその他適宜の方法で別に保管し、保管目録及び本書にその旨注記する。
(4) 重要文書のファイルについては盗難、紛失の防止及び非常の際の持出しに留意する。
(保存)
第3条 文書の保存期間は、永久保存、10年保存、5年保存及び1年保存の4種とし、その基準は、次に定めるところによる。
(1) 永久保存
ア 重要な官庁の命令、指令及び許認可に関する文書
イ 学籍簿(成績、健康管理、履歴書、身上書)
ウ 契約書等効力の永続する文書
(2) 10年保存
ア 予算、決算及び出納に関する文書
イ その他アに準ずる文書
(3) 5年保存
ア 満期又は解約となった契約書
イ 各学生の各学年における考課に関する書類
ウ その他イに準ずる文書
(4) 1年保存
1年保存に属するものは、前3号に規定する以外の文書とする。
(文書の保管)
第4条 重要な契約書、官庁の命令書、許可書等重要な権利義務の証拠となる文書及びその原本は、他に保管依頼することができる。
(貸出)
第5条 文書の貸出しに当たっては、借用証を提出させ紛失を防止する。
2 文書は、学院長の許可なく学院外に貸与閲覧を許可し、又は公表してはならない。
(処分)
第6条 保存期間を経過した文書は焼却、破棄、払下等の方法により廃棄する。ただし、学院長において特に必要と認めた文書は、この限りでない。
(廃棄)
第7条 廃棄に当たっては、不正利用、秘密漏えいの防止に留意しなければならない。秘密文書は、必ず焼却する。
附則
この規程は、昭和47年4月1日から施行する。
附則(令和2年訓令第1号)
この規程は、令和2年4月1日から施行する。